Group Chat và 17 lý do để làm việc theo cách khác

Thông thường, việc làm đầu tiên của mọi người khi bắt đầu một dự án là tạo một Group Chat để thảo luận về các vấn đề. Có vẻ như đây là cách tốt nhất để giao tiếp trong một nhóm làm việc và giữa các nhóm khách hàng. Nhưng nhà sáng lập hệ thống Basecamp lại có một cách nhìn khác. Xin được dịch lại để mọi người cùng tham khảo một bài viết hay về chủ đề Group Chat này.

Về Basecamp: một trong những công ty đầu tiên trong thị trường Work Chat, đã phát triển phần mềm để quản lý dự án và nhóm làm việc từ xa từ năm 2006. Jason Freed, nhà sáng lập của Basecamp, là tác giả của hai cuốn sách: Remote và Rework.

Ưu điểm

Group Chat thật tuyệt khi...

1. Cần nói điều gì đó nhanh chóng. Không gì tốt hơn một Group Chat nếu như cần trao đổi ý kiến ​​giữa nhiều người. Ném một vài từ, ném một bức ảnh, nhận phản hồi, tiếp tục (chỉ cần nhanh chóng thoát ra trước khi bị nó hút trở lại).

2. Báo động. Đôi khi, việc truyền tải thông tin khẩn cấp đến mọi người là vô cùng quan trọng. Khi có một cuộc khủng hoảng thực sự cần được giải quyết khẩn cấp: máy chủ gặp sự cố, bản phát hành mới có lỗi…, cần để mọi người biết ngay lập tức. Group Chat một trong những lựa chọn.

3. Chúc vui vẻ. Tận hưởng công việc cũng quan trọng như làm việc. Và Group Chat là công cụ tốt cho điều đó. Nó có văn hóa riêng, những trò đùa, biểu tượng cảm xúc riêng, mọi người tạo ra âm thanh vui nhộn (như lửa trại), ném meme. Group Chat là nơi hoàn hảo cho tất cả những điều này.

4. Cần có cảm giác thân thuộc. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người làm việc từ xa. Khi bạn chỉ có thể nói chào buổi sáng, nói rằng bạn đang đi ăn trưa và cảm thấy mình là một phần của nhóm, điều đó sẽ giúp bạn không bị điên.

Nhược điểm

Việc sử dụng Group Chat như là phương pháp giao tiếp chính trong một nhóm làm việc sẽ dẫn đến...

1. Mệt mỏi và suy kiệt tinh thần. Theo dõi một cuộc trò chuyện cả ngày cũng giống như ngồi cả ngày trong một cuộc họp không có mục đích và với những người ngẫu nhiên. Nhiều khi, có một tá các cuộc họp cả ngày như vậy! Bạn thấy rằng, thật là mệt mỏi. Những cuộc trò chuyện liên tục và rôm rả không đầu không cuối. Bạn có thể quyết định không chú ý, nhưng sau đó bạn bắt đầu sợ rằng mình sẽ bỏ lỡ điều gì đó.

2. Văn hóa cấp bách. Ngay lập tức! Về bản chất, các Group Chat đều là về giao tiếp thời gian thực. Do đó, trong một số điều kiện nhất định, chúng hoạt động rất tốt. Nhưng các phòng Chat khiến chúng ta tin rằng, mọi thứ cần phải được thảo luận ngay lập tức, thế nhưng hiếm khi lại là như vậy. Hóa ra, chỉ có rất ít thứ cần phải được giải quyết khẩn cấp. Hơn nữa, văn hóa cấp bách này bị thổi phồng: tất cả các thông điệp không có nhãn "URGENT" đều bị mất giá. Nó giống như việc bạn liên tục vỗ vào vai mọi người để họ ngừng việc và phản hồi lại những gì bạn đang lo lắng. Đây là một cách làm việc nên cân nhắc.

3. Sợ bỏ lỡ điều gì đó hoặc không được lắng nghe. Nếu không thường xuyên theo dõi Group Chat, bạn sẽ bỏ lỡ không nói điều gì đó khi có gì đó quan trọng đột ngột xảy ra. Tất cả các cuộc trò chuyện trôi qua nhanh chóng, và đi xa hơn dọc theo băng chuyền. Nếu bạn không ở trong thời điểm này thì sau này bạn sẽ không thể nói điều gì đó. Điều này buộc mọi người phải theo dõi Group Chat cả ngày, đề phòng một chủ đề quan trọng xuất hiện.

4. Suy nghĩ trong những thông điệp ngắn thay vì suy nghĩ theo những tư duy rõ ràng. Những điều đáng thảo luận thì nên thảo luận lâu. Do mọi thứ hiện ra trong Group Chat dưới dạng tin ngắn, cho nên những suy nghĩ phức tạp được từ từ cuộn ra theo từng dòng. Nhưng vì bất cứ lúc nào ai đó cũng có thể bay vào cắt ngang, cho nên việc truyền đạt ý tưởng sẽ trở nên ngắt quãng. Hơn nữa, những suy nghĩ thiếu chín chắn, cộng với phản ứng thiếu chặt chẽ khiến việc suy nghĩ đầy đủ về một chủ đề và đưa ra các quyết định quan trọng trở nên khó khăn hơn, đặc biệt là trong một nhóm. Hãy tưởng tượng một cuộc họp mà nhiều người cùng nói một lúc, và bạn liên tục bị gián đoạn. Vậy nó có hiệu quả không? Và sẽ kéo dài bao lâu?

5. Mặc nhiên đồng ý. "Bởi vì đã được thảo luận trong nhóm và mọi người cần biết thì đều đã biết". Thường là như vậy: nếu một điều gì đó được thảo luận và không ai phản đối. Sau đó, mọi người cho rằng tất cả đều đã đọc hết, và đều đồng ý. Chỉ có điều họ không đọc, và không đồng ý. Các quyết định được đưa ra mà không có sự đồng ý của mọi người, bởi vì họ không có ở đó khi nó đang được thảo luận. Tất cả điều này đều liên quan đến những nhược điểm nêu bên trên - "ngay bây giờ" hiếm khi là thời điểm thích hợp cho thảo luận và kết luận.

6. Phản hồi gay gắt. Trong các cuộc trò chuyện, mọi thứ được thảo luận như thể máy bay đang rơi, và đây là cơ hội cuối cùng để nói ra. Có một khoảng thời gian ngắn để nghe trước khi chủ đề thay đổi. Mọi người hét lên điều gì đó chỉ để được nghe. Cũng giống như trên Twitter. Các cuộc trò chuyện với nhịp độ nhanh dẫn đến việc lặp lại các cụm từ hời hợt, giống như những người dẫn chương trình truyền hình chỉ có ba phút để nói rõ ý kiến ​​của họ trước khi phân đoạn kết thúc.

7. Chồng chất và rời rạc. Một số người bắt đầu thảo luận về điều gì đó. Mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp. Ai đó bay đến, ném vào một bình luận khiến toàn bộ cuộc trò chuyện theo một hướng hoàn toàn khác: thường là không rõ ràng. Sau đó, một người khác bước vào và ném một thứ khác nữa. Nhóm ban đầu mất quyền kiểm soát cuộc trò chuyện. Những gì được thảo luận bởi chỉ một vài người sẽ trở thành một cuộc đối thoại cho sáu người, nếu không muốn nói là nhiều hơn. Mọi thứ tan rã nhanh chóng. Môi trường thiết lập cho những tình huống như vậy, bởi vì bất cứ lúc nào ai đó có thể vào và chèn một cái gì đó mà không cần đọc kỹ tình huống. Các cuộc trò chuyện có thể bắt đầu tốt, nhưng đó là nơi nó kết thúc.

8. Thiếu mạch lạc và lãng phí thời gian. Một cuộc thảo luận hai phút có thể kéo dài hơn 20 phút nếu chúng được thực hiện trong một Group Chat. Khó có thể kết thúc những cuộc trò chuyện dài, đặc biệt là khi người nào đó có thể bước vào bất cứ lúc nào. Khi mọi thứ dường như sắp kết thúc lại bắt đầu lại: thường lặp lại những gì đã được nói. "Chúng tôi đã thảo luận về vấn đề này": đó là câu nói thường được nghe trong các Group Chat trên khắp thế giới.

9. Thông tin dư thừa trong thời gian thực. Một vài ngày trước, tôi đang nói chuyện với một anh chàng có ý tưởng viết thông báo mỗi khi bán được hàng lên Group Chat. Tôi hỏi về tần suất xảy ra trong một ngày. Anh ta trả lời, "Vài chục lần". Nghĩa là, có hàng chục thông báo bị bỏ qua mỗi ngày? Anh ấy nói "Có" và hỏi "Có tệ không?". Tôi hỏi mọi người có cần biết việc mua bán diễn ra một cách tức thời không? Có tốt hơn không nếu tổng kết một lần vào cuối ngày, thay cho việc khiến mọi người trong công ty mất tập trung hàng chục lần một ngày? Anh ấy thậm chí còn không nghĩ đến hậu quả, nhưng giờ thì mọi người đã hiểu ra mọi thứ. Hãy cẩn thận: thật tuyệt khi chia sẻ thông tin, nhưng còn sự chú ý thì sao? Có đáng để mọi người ngắt mạch làm việc hàng chục lần trong một ngày chỉ để nói điều gì đó mà có thể nói sau không?

10. Cảm giác tụt hậu. Group Chat khiến bạn có cảm giác như đang theo đuổi một thứ gì đó cả ngày. Tệ hơn nữa, các cuộc trò chuyện thường gây ra "sự lo lắng khi quay lại", đó là nỗi kinh hoàng khi đi làm việc khác và quay lại với hàng chục (hàng trăm?) tin nhắn chưa đọc. Tôi có nên đọc hết không? Nếu bạn không đọc nó, bạn có thể bỏ lỡ điều gì đó quan trọng. Hoặc bạn đọc hoặc bạn có nguy cơ bỏ lỡ mọi thứ. Và khi đọc xong, lại có một cái gì đó ở đó. Nó giống như bạn có hai công việc: công việc của bạn và công việc đọc Group Chat, nơi có lẽ không có gì quan trọng (mà bạn sẽ không biết cho đến khi bạn đọc).

11. 1 chuyển thành 25. Nếu bạn có một E-mail chưa đọc, bạn sẽ thấy 1 E-mail trong hộp thư đến của mình. Đây là một Unit với một ý nghĩa hoàn chỉnh, nó có thể là mười dòng, nó có thể dài hơn. Nhưng là 1. Một đơn vị. Hãy hình dung suy nghĩ này trong Group Chat. Cuộc trò chuyện là các tin nhắn: ngay cả khi chúng dài và nhiều suy nghĩ - tất cả đều được nhân lên. Ý nghĩ trong một hoặc hai chữ cái bây giờ là 25 hoặc 40 hoặc 100+. Cộng với câu trả lời từ mọi người trong quá trình này. Các cuộc trò chuyện nhóm tạo ra số lượng lớn. Con số càng cao, bạn càng bỏ lỡ nhiều. Và vòng luẩn quẩn vẫn tiếp tục. Rất mệt mỏi.

12. Có gì đó chưa đọc. Khi tin nhắn được hiển thị dưới dạng số bên cạnh tên phòng / danh mục / kênh, bạn cần kiểm tra để biết có gì mới và có đáng để bạn quan tâm hay không. Con số không nói lên nội dung thông điệp là gì, chỉ biết rằng có một số thứ mới. Rất khó để đánh giá điều gì đằng sau con số, và bạn tham gia vào cuộc trò chuyện trong quá trình này, chỉ để tìm hiểu những gì đang được thảo luận ở đó. Hãy so sánh với các chủ đề trong hộp thư điện tử và danh sách những người tham gia, điều này giúp bạn có thể đưa ra quyết định trả lời ngay lập tức, để sau hay thậm chí không cần trả lời.

13. Thay đổi bối cảnh một cách rối loạn và thường xuyên thiếu chú ý. Phần lớn mọi người đều để cửa sổ Chat ở bên cạnh hoặc trên màn hình thứ hai. Điều này giúp bạn chú ý đến cuộc trò chuyện và chú ý tới công việc. Chỉ có điều là cửa sổ trò chuyện là một hố đen: nó liên tục thu hút ánh nhìn về bản thân, liên tục đánh gục sự tập trung. Việc cố gắng nắm bắt các thông báo chưa đọc trên tất cả các kênh gây ra sự thay đổi bối cảnh. Sự thay đổi bối cảnh này khiến bạn mất đi khoảng thời gian liên tục mà lẽ ra bạn nên tập trung vào công việc. Ngoài ra, cũng giống như cơ bắp ghi nhớ các hành động đồng nhất (trí nhớ của cơ bắp), não cũng vậy: việc nhảy vào các cuộc trò chuyện cả ngày sẽ tạo ra một "lớp trầm tích của sự chú ý", và bạn bắt đầu cuộc trò chuyện tiếp theo với những suy nghĩ về cuộc trò chuyện trước đó. Điều này khiến bạn khó tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện tiếp theo. 

14. Không thể suy nghĩ cặn kẽ và thảo luận sau này. Bạn đã thử quay lại và tìm điều gì đó quan trọng trong Group Chat? Có thể tìm thấy một phần, nhưng làm thế nào để biết rằng đó là tất cả? Có thể điều tương tự đã được thảo luận cách đây một tuần với một kết luận khác. Hoặc 230 lần cuộn lại. Một băng chuyền dài vô tận của những cuộc trò chuyện biến mọi thứ thành một chuỗi mảnh vỡ mà không thể hiểu được bức tranh lớn. Nó bắt đầu từ đâu? Nó kết thúc ở đâu? Làm thế nào để hiểu ai đã nhìn thấy một phần, mọi thứ hay không thấy gì?

15. Thiếu bối cảnh. Khi mọi thứ được thảo luận ở một nơi và chỉ cách nhau về thời gian, các cuộc đối thoại thường là thiếu ngữ cảnh. Thật khó để nói rằng "đây là cuộc trò chuyện là về tài liệu này", bởi vì tài liệu có thể được thảo luận ở một nơi khác. Sau này, khi bạn xem lại tài liệu này, sẽ không rõ liệu đã có cuộc thảo luận nào về nó hay chưa, hoặc đã thảo luận ở một nơi khác nữa. Đây là một điểm tinh tế, nhưng rất quan trọng.

16. Sự hiện diện, giả định, mong đợi. Nhiều nền tảng Chat đặt một chấm nhỏ màu xanh đối diện Avatar người dùng để cho biết họ đang trực tuyến. Đó là một sự hiện diện, và nó tồi tệ hơn bạn có thể nghĩ. Đó là áp lực nghề nghiệp khi ngồi trong Group Chat. Nó nói, "nếu bạn không xanh, bạn không làm việc".. Rời khỏi Group Chat có nghĩa là bạn không phải là thành viên của nhóm. Và áp lực đó khiến cuộc trò chuyện kéo dài cả ngày. Điều này khiến bạn mất tập trung cả ngày khi đang cố gắng làm việc. Bạn có thể đặt "không làm phiền", nhưng thực sự sẽ không ai làm phiền chỉ với một cuộc trò chuyện kín.

17. Giao tiếp giữa các múi giờ. Chat thường được ví như một công cụ không thể thiếu để làm việc từ xa. Và nó là một công cụ quan trọng, nhưng nó đặc biệt tệ khi bạn làm việc với những người ở các múi giờ khác nhau. Cuộc trò chuyện luôn hiển thị "bây giờ", nhưng "bây giờ" là khác nhau đối với mọi người (9 giờ sáng là 11 giờ của tôi, 3 giờ chiều của cô ấy, 8 giờ tối của anh ấy), thời gian thực là thời gian không đúng. Giao tiếp không đồng bộ là cách thức tốt hơn nhiều cho các nhóm làm việc rải rác trên khắp thế giới và ngay cả khi bạn chỉ cách nhau vài múi giờ.

Bạn đã bắt đầu cảm thấy nên phản đối việc sử dụng Group Chat liên tục như một phương thức giao tiếp trong công việc chưa? Còn chúng tôi đã làm điều này. Bởi vì chúng tôi đã sử dụng Group Chat tại Basecamp trong vòng 10 năm. Tôi đã chứng kiến sự mất tập trung, lo lắng, căng thẳng và hiểu lầm mà Group Chat có thể gây ra. Và đó là những điều thực sự có thể gây tổn hại cho mọi người và tổ chức.

Tôi tin rằng sự chú ý là một trong những tài nguyên quý giá nhất của doanh nghiệp. Nếu điều gì đó đang kiểm soát sự chú ý của tôi thì đó là thứ đang kiểm soát tiềm năng của tôi. Tôi tin rằng để một công việc có chất lượng thì đòi hỏi phải có sự tập trung đầy đủ. Vì vậy, khi một cái gì đó giống như một núi Group Chat và đang đánh cắp nguồn tài nguyên này từ tôi một cách có hệ thống thì tôi coi chúng là kẻ thù tiềm tàng. "Ngay bây giờ" là nguồn tài nguyên đáng trân quý, không lãng phí.

Khi nói tất cả những điều đó, tôi vẫn cho rằng Chat là một công cụ giao tiếp quan trọng, chỉ là không phải quan trọng nhất. Đây là một công cụ tuyệt vời. Điều này thật tuyệt khi bạn sử dụng nó theo dịp chứ không phải mọi lúc. Đúng lúc, đúng chỗ, và không có gì hơn. Nhưng bạn phải cẩn thận và biết khi nào không nên sử dụng nó. Theo dõi hành vi và tâm trạng của bạn, nếu không cuộc trò chuyện sẽ làm quá mọi thứ và làm hỏng điều gì đó tốt.

Công bằng mà nói, những vấn đề này không chỉ giới hạn trong các Group Chat. Nhưng những điều cơ bản của Group Chat (rất nhiều người hiện nay, những tin nhắn ngắn với suy nghĩ nửa vời, sợ bỏ lỡ điều gì đó, thông báo liên tục…) lại khuếch đại những hậu quả tiêu cực không lường trước được. Bạn không thể tách nguyên nhân khỏi kết quả.

Điều thú vị là trong các cuộc trò chuyện trực tiếp, các cuộc hội thoại hoạt động giống như E-mail và có thể được sử dụng không đồng bộ. Bạn có thể viết một cái gì đó cho ai đó, và bạn chắc chắn rằng họ sẽ nhìn thấy nó. Trong các Group Chat, không thể chắc chắn vì mọi người sẽ đưa cuộc trò chuyện đi xa hơn và đẩy mọi thứ trở lại. Có những giải pháp cho vấn đề này, @ gắn thẻ người dùng, đánh dấu thông điệp…, nhưng tất cả đều là các bản vá cho vấn đề giao tiếp chết người trên một băng chuyền di chuyển với tốc độ khác nhau tùy thuộc vào số lượng người tham gia. Một cuộc trò chuyện nhóm tốt là cuộc trò chuyện có thể dự đoán được, thế nhưng Group Chat thì có thể là bất cứ điều gì ngoại trừ việc có thể dự đoán.

Như Osmo Viio đã nói, "Communication usually fails except by accident" (Giao tiếp thường không thành công, ngoại trừ do tình cờ). Và đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải nghĩ về tác động của Chat khi sử dụng như một phương pháp giao tiếp chính trong công việc.

Đây là những gì chúng tôi đang cố gắng làm

Đôi khi trong thời gian thực, thường là không đồng bộ

Tại Basecamp, quy tắc không tưởng của chúng tôi là "thỉnh thoảng là trong thời gian thực, còn lại là không đồng bộ". Phải thừa nhận rằng, chúng tôi vẫn cần phải làm việc để đi đến đích này. Chúng tôi vẫn còn quá phụ thuộc vào các cuộc trò chuyện và cần tích cực làm thế nào để ngăn chặn.

Nói chung, ngay bây giờ nên là ngoại lệ, không phải là quy tắc. Điều này mang lại không gian và sự chú ý cho mọi thứ thực sự cần được thảo luận ngay bây giờ và cho phép bạn thảo luận một cách có chủ ý về mọi thứ khác theo thời gian.

Một số lời khuyên

Đây là một số mẹo chung để làm việc với cả giao tiếp thời gian thực và giao tiếp không đồng bộ cùng một lúc:

• Đừng mong đợi rằng, tất cả mọi người sẽ trực trên Group Chat cả ngày. Đừng tạo ra kỳ vọng rằng mọi người nên trò chuyện cả ngày. Bạn cần vào Group Chat theo thời gian khi có lý do cho việc này, chứ không phải ở đó cả ngày.

• Nếu nó quan trọng, hãy dành thời gian của bạn. Nếu đó là một cuộc trò chuyện quan trọng thì nó không nên xảy ra trong Group Chat. Các Group Chat nên dùng để nói về những thứ nhanh chóng, phù du. Với những chủ đề quan trọng cần có thời gian thì cần được quan tâm đúng mức.

• Thông báo không phải là Group Chat. Giống như điểm trước. Nếu bạn cần đưa ra một thông báo mà mọi người sẽ thấy, đừng ném nó vào Group Chat. Hãy gửi không đồng bộ.

• Cho mọi người cơ hội để suy nghĩ lại mọi thứ và trả lời trong một khoảng thời gian hợp lý. Phản hồi chu đáo không chỉ là phản hồi, đó là thời gian + phản hồi. Thời gian là thành phần chủ yếu để hình thành nên một suy nghĩ hoàn chỉnh. Cho mọi người thời gian và yêu cầu họ đưa ra phản hồi một cách không đồng bộ: hãy để mọi người trả lời khi điều đó phù hợp với họ. Bạn có thể thêm "Tôi cần phản hồi trước ngày mai" hoặc "Chúng tôi sẽ giữ chủ đề này mở cho đến tối thứ tư" để đặt giới hạn và ranh giới.

• Cư xử trong cuộc trò chuyện như trong phòng tắm hơi. Bạn có thể ở lại một lúc, nhưng sau đó hãy ra ngoài. Ở quá lâu trong Group Chat? Hãy nghĩ là mình đang trong phòng tắm hơi hoặc bồn tắm nước nóng. Trong một thời gian thì dễ chịu, nhưng lâu quá thì có hại.

• Coi Chat như cuộc gọi điện thoại. Không gọi cho tất cả mọi người. Càng ít Chat càng tốt. Cân nhắc việc gọi điện. Khi có ba người, thật tuyệt. Với sáu hoặc bảy người, nó hỗn loạn và kém hiệu quả một cách khủng khiếp. Các cuộc trò chuyện không có gì khác biệt. Cẩn thận với việc gọi cho tất cả mọi người khi chỉ cần một số ít.

• Yêu cầu mọi người viết từng điểm một. Bị mắc kẹt trong một cuộc trò chuyện không kết thúc? Nói nhiều, nhưng không có tiến bộ? Hãy dừng cuộc trò chuyện và yêu cầu ai đó viết mọi thứ xuống: mô tả tình huống chi tiết và gửi nó ở dạng không đồng bộ. Nhờ ai đó đưa ra một suy nghĩ hoàn chỉnh và cho mọi người thời gian để ngâm mình và trả lời một cách chu đáo.

• Tóm tắt, thay vì một luồng thông tin liên tục. Thay vì liên tục phát sóng mọi sự kiện khi nó xảy ra, tốt hơn là bạn nên tóm tắt một hoặc hai lần một ngày. Như vậy mọi người sẽ đỡ bị phân tâm hơn.

• Cung cấp cho mọi người khoảng thời gian dài, không bị gián đoạn để làm việc. Mất tập trung là kẻ thù của năng suất, và Group Chat là một sự phân tâm thường xuyên. Nếu bạn muốn công việc chất lượng, hãy cho mọi người thời gian. Trong từng phần - mười lăm phút ở đây, nửa giờ ở đó - sẽ không có gì hiệu quả. Mọi người cần đồng hồ thời gian liên tục. Mỗi khi một thông báo bật lên, đó là một sự phân tâm. Hãy nghĩ về cái giá phải trả của những phiền nhiễu này. Họ có đáng không? Nó giống như một giấc mơ. Nếu ai đó bị đánh thức cứ sau mười lăm phút trong khi họ đang cố ngủ, họ sẽ không ngủ đủ giấc. Vì vậy, làm thế nào để sự phân tâm liên tục có thể dẫn đến công việc tốt?

• Hãy nói rõ rằng bạn không thể sử dụng được. Nếu bạn có thể tắt sự hiện diện thì hãy tắt nó đi. Nếu không, hãy cho mọi người biết rằng việc không có mặt là hoàn toàn ổn. Việc tắt trò chuyện (tắt, đóng, im lặng, bất cứ điều gì)- là hoàn toàn bình thường. Nếu ai đó không có mặt, điều đó có nghĩa là họ đang bận, không phải là họ đang đi nghỉ.

Cuối cùng, tất cả những điều này không phải là về một công cụ, hoặc một sản phẩm cụ thể. Đó là về một phương thức giao tiếp: một phương thức truyền thông điệp tại một thời điểm trên băng chuyền với tốc độ khác nhau mà không ai kiểm soát. Mọi thứ có thể tồn tại trong nhiều giờ hoặc nhiều ngày và mọi thứ có thể trôi qua trong vài giây.

Điều quan trọng là hiểu được ưu nhược điểm và cách chúng hoạt động cùng nhau. Người ta có thể hiểu được giá trị bằng cách nhìn vào sự thỏa hiệp. Bỏ qua những khuyết điểm vì những ưu điểm quá tốt, hoặc phớt lờ những ưu điểm chỉ vì những khuyết điểm nặng nề, tất cả những điều này chỉ để lại một cảm giác bình tĩnh giả tạo và một cái nhìn mơ hồ về thực tế.

Rất nhiều nhà quản lý yêu thích các Group Chat vì họ có thể nhanh chóng đến và nói chuyện với mọi người cùng một lúc, nhưng rất nhiều nhân viên đổ mồ hôi cả ngày khi cố gắng tỏ ra bận rộn trong khi họ có một công việc thực sự. Họ không thể ngừng suy nghĩ về những điều phiền nhiễu liên tục vào các ngày trong tuần, điều này khiến cho công việc của họ vào tối chủ nhật cũng vậy. Đây là một vấn đề thực sự.

Trong lĩnh vực CNTT, người dùng thường bị đổ lỗi. Bất cứ điều gì xấu đều là lỗi của người dùng. Họ sử dụng sai ứng dụng. Lập luận này đúng vì tất cả các công cụ này được cấu hình để hoạt động theo một cách nhất định. Sản phẩm là một loạt các giải pháp thiết kế với một mục đích cụ thể. Đúng, bạn có thể sử dụng sai các công cụ, nhưng hầu hết mọi người thì không. Cuối cùng, nếu mọi người cảm thấy mệt mỏi và không thể tiếp tục, đó là lỗi của công cụ, không phải của người dùng. Nếu thiết kế dẫn đến căng thẳng, đó là thiết kế tồi. 

Vì vậy, cho dù bạn sử dụng công cụ nào, hãy cân nhắc xem chúng ảnh hưởng đến người khác như thế nào, chứ không chỉ xem như là công cụ để đạt được mục đích của mình. Kết quả công việc sẽ không còn ý nghĩa, nếu như mọi người bị đắm chìm ở giữa đoạn đường đi.

Lược dịch: Trần Thắng.